Confidentialité

1. Énoncé de confidentialité de l’AISO

L’Association pour l’Intégration sociale d’Ottawa (AISO) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Le texte qui suit fait foi de notre engagement à préserver la confidentialité, l'intégrité et la sécurité de toute l’information personnelle à laquelle nous pourrions avoir accès, incluant celle générée par notre site Web.

2. Engagement en matière de confidentialité et conformité légale

L’AISO s’engage pleinement à protéger la confidentialité des personnes, de ses membres et de ses personnes-ressources, ainsi que celle des visiteurs de son site Web. Nous nous conformons aux lois applicables en matière de confidentialité, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Le présent document décrit nos pratiques de collecte, d’utilisation et de protection des renseignements personnels et explique les mesures mises en place pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations recueillies.

Les définitions suivantes sont tirées des politiques de l’AISO RH-003 Confidentialité des documents et des renseignements et RH-009 Renseignements personnels.

Renseignements personnels : tous les renseignements consignés ayant trait à une personne qui peut être identifiée, mais excluant :

• les renseignements qui concernent un particulier décédé depuis plus de trente ans;
• le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d’un particulier qui servent à l’identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.

Consentement : approbation donnée par la personne concernée après avoir reçu toute l’information pertinente, comprenant les différentes options offertes, ainsi que les conséquences associées à chaque option.

Membre : un individu dûment inscrit comme membre de l’AISO selon les critères énoncés dans ses Statuts et règlements.

Membre du personnel : toute personne travaillant à l’AISO de façon permanente ou temporaire, à plein temps, à temps partiel ou à titre d’employé occasionnel.

Personne-ressource : personne responsable d’un milieu projet-partage accrédité par l’AISO et à qui l’AISO délègue la responsabilité d’offrir le soutien quotidien aux personnes avec qui elle partage son foyer.

Visiteur du site Web : un internaute qui consulte le site Web de l’AISO.

3. Collecte de renseignements personnels

Aucun renseignement personnel n’est requis de la part d’un individu consultant le site Web de l’AISO, sauf si l’on choisit de remplir un formulaire ou autre document nécessitant une collecte de données (p.ex., un formulaire d’inscription à une activité). L’AISO s’assure alors que seuls les renseignements essentiels pour l’activité demandée sont collectés.
 
4. Responsabilités de l'AISO

L’AISO est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, incluant les informations de nature personnelle acquises dans le cours de ses opérations par les membres de son personnel, de son Conseil d’administration et de ses autres comités.

L’agent administratif de l’AISO est responsable de la diffusion des normes de confidentialité de l’AISO.

Chaque membre du personnel, du Conseil d’administration et des comités de l’AISO a l’obligation de respecter les normes et les paramètres de confidentialité et de signer une entente à cet effet.

5. Divulgation des renseignements personnels

La divulgation d’informations personnelles ne peut être effectuée qu'avec l'accord et l'autorisation légale de la personne concernée. Il ne s’agit pas de divulgation si le motif de la requête de l’information était un partage de données.

6. Protection et sécurité des informations

L’AISO met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger les informations personnelles qu’elle détient contre tout accès, utilisation, modification ou divulgation non autorisés. Ses politiques et procédures ainsi que ses mécanismes de protection de données sont régulièrement mis à jour pour garantir une protection optimale. Les mécanismes de sécurité en place comprennent, entre autres :

• l’accès restreint aux informations personnelles aux membres du personnel autorisés;
• l’utilisation de logiciels de sécurité pour prévenir les intrusions.

7. Utilisation des témoins (Cookies)

Le site de l’AISO utilise des témoins pour améliorer l’expérience de navigation. Ces fichiers sont stockés et aident l’AISO à analyser le trafic du site et à adapter ses contenus en fonction des préférences exprimées. Les témoins utilisés incluent :

• Témoins de performance pour comprendre comment les visiteurs naviguent sur le site de l’AISO et ainsi optimiser son contenu;
• Témoins de préférences pour mémoriser les choix des visiteurs (par ex., la langue d’affichage);
• Témoins de sécurité pour protéger les données des visiteurs lors de l’utilisation de formulaires ou de transactions en ligne.

Les visiteurs peuvent gérer leurs préférences de témoins en ajustant les paramètres de leur navigateur. Le refus de témoins peut cependant limiter certaines fonctionnalités du site.

8. Responsabilité et contact

L’AISO est responsable de la gestion des informations personnelles recueillies dans le cadre de ses activités. Pour toute question ou préoccupation relative aux normes et aux procédures de confidentialité de l’AISO, veuillez communiquer avec nous :

Courriel : info@aiso.org
Téléphone : 613 744-2241
Adresse postale :
235, rue Donald, bureau 150, Ottawa, ON (K1K 1N1)

9. Mise à jour de la politique de confidentialité

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans les pratiques de l’AISO ou pour se conformer à de nouvelles exigences légales. Toute modification sera publiée sur notre site Web avec la date de la dernière mise à jour.
 
Mise à jour le 11 novembre 2024